Le principe : une charge doit être justifiée
Pour être déduite du résultat, une dépense doit remplir les conditions générales de l’article 39 du Code général des impôts, rappelées par le BOFiP : elle est exposée dans l’intérêt de l’exploitation ou dans le cadre d’une gestion normale, elle correspond à une charge effective qui diminue l’actif net de l’entreprise, et elle est comptabilisée dans l’exercice au cours duquel elle a été engagée.
S’ajoute l’exigence de preuve. Le BOFiP pose que la comptabilité présentée par le contribuable doit être appuyée de pièces justificatives destinées à permettre le contrôle de la réalité des frais. Il cite parmi les pièces admises les tickets de caisse, les factures et les documents de paie. La charge de la preuve repose sur le contribuable : à défaut de justification, l’administration peut réintégrer d’office le montant des frais concernés.
Quelles pièces sont acceptées ?
- La facture du fournisseur, à votre nom ou à celui de votre entreprise : la pièce de référence.
- Le ticket de caisse, qui peut justifier la réalité d’une petite dépense, mais qui ne suffit pas toujours à déduire la TVA (voir plus bas).
- Les documents de paie pour les salaires et charges sociales.
- Les contrats, devis acceptés et bons de livraison, qui complètent la facture en prouvant le lien avec l’activité.
Le BOFiP apporte aussi des tempéraments : de petits achats de consommables peuvent être admis sans facture, et les frais de déplacement ou de réception ne sont pas refusés pour la seule raison d’une documentation incomplète quand leur montant paraît raisonnable et leur réalité établie. Ce sont des tolérances, pas des droits : une dépense importante sans pièce ne passe pas.
TVA déductible : la facture est exigée
Le droit à déduction de la TVA repose sur l’article 271 du CGI. Le BOFiP précise que ce droit ne peut s’exercer que si la taxe est mentionnée sur une facture. La facture doit faire apparaître distinctement l’identification des parties, la nature des biens ou services, la date de l’opération, le total hors taxe par taux et la TVA correspondante.
| Pièce | Justifie la dépense | Permet de déduire la TVA |
|---|---|---|
| Facture complète au nom de l’entreprise, avec TVA détaillée | Oui | Oui, si les autres conditions de déduction sont remplies |
| Ticket de caisse sans TVA ni identification de l’acheteur | Oui, en principe, pour la réalité de la dépense | Non : la TVA doit figurer sur une facture |
| Facture d’un fournisseur en franchise en base de TVA | Oui | Sans objet : aucune TVA n’est facturée |
Notes de frais et dépenses payées à titre personnel
Quand vous avancez un frais pour l’entreprise avec vos propres moyens, rattachez-le à une note de frais datée qui reprend la nature de la dépense, son montant et son objet professionnel, avec les justificatifs joints. Pour un repas, un déplacement ou une réception, indiquez le motif et les participants : c’est ce qui rattache la dépense à l’activité. Les dépenses sans lien avec l’exploitation, comme les achats personnels, ne sont pas déductibles.
Si vous relevez du régime micro-entrepreneur, vos dépenses ne se déduisent pas une à une de votre chiffre d’affaires, mais vous conservez tout de même vos justificatifs d’achat. Voir notre guide sur le micro-entrepreneur.
Conserver, numériser, retrouver
- Durée : dix ans pour les pièces comptables (Code de commerce), six ans côté fiscal. Voir notre guide sur la conservation des documents.
- Papier thermique : les tickets de caisse pâlissent. Numérisez-les à la réception, avec le motif de la dépense en note.
- Copie fidèle : une numérisation valable reproduit l’original en image et en contenu, selon une organisation documentée et contrôlée (BOFiP).
- Document reçu en numérique : gardez le fichier d’origine, pas seulement une impression.
- Classement : par exercice, puis par fournisseur ou nature de dépense, pour répondre vite en cas de demande de l’administration.
Ticket du 3 octobre, 42,50 € : carburant utilitaire de l’entreprise, chantier de M. Martin.
Numérisé le 3 octobre, nommé 2026-10-03_carburant_42-50.pdf, classé dans « Achats 2026 ».
Facture avec TVA détaillée demandée à la station : reçue le 6 octobre, rattachée au même dossier.
Questions fréquentes
Un ticket de caisse suffit-il pour déduire une dépense ?
Le BOFiP cite les tickets de caisse parmi les pièces justificatives de charges. Pour déduire la TVA en revanche, il faut une facture sur laquelle la taxe est mentionnée. Demandez une facture quand l’achat est important.
Combien de temps garder les justificatifs de dépenses ?
Dix ans en tant que pièces comptables (Code de commerce) et au moins six ans pour le contrôle fiscal (Livre des procédures fiscales, article L102 B). Dix ans couvrent les deux.
Puis-je numériser et jeter l’original ?
Le BOFiP admet la numérisation si elle reproduit fidèlement l’original et si l’organisation est documentée. Pour les factures reçues au format numérique, conservez le fichier d’origine. Pour détruire des originaux papier, demandez l’avis de votre expert-comptable.