À quoi sert le FEC ?
Le FEC reprend l’ensemble des écritures de la comptabilité générale, enregistrées sous forme informatique. Selon le BOFiP, il comprend les enregistrements informatiques qui constituent les écritures comptables, avec les données qui y sont liées : montant, date, origine, compte d’affectation, débit, crédit, référence de la pièce. Les pièces justificatives elles-mêmes (factures, tickets) n’en font pas partie.
L’administration s’en sert pour contrôler la cohérence de la comptabilité avec ses propres outils d’analyse. L’article A47 A-1 précise que le fichier est constitué des écritures après les opérations d’inventaire, à l’exclusion des écritures de centralisation et des écritures de solde des comptes de charges et de produits.
Qui doit le présenter ?
L’article L47 A du Livre des procédures fiscales vise le contribuable qui tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés : il doit la présenter sous forme dématérialisée en cas de contrôle. Le BOFiP indique que la remise du fichier est demandée lors de la première intervention sur place et que le contribuable doit être informé de cette exigence.
- Sont concernés : les entreprises, sociétés et professionnels qui doivent tenir une comptabilité et le font à l’aide d’un logiciel.
- Ne sont pas concernés, d’après le BOFiP : les micro-entrepreneurs, ainsi que les sociétés civiles immobilières dont les associés sont uniquement des personnes physiques et dont les revenus sont exclusivement fonciers.
- Au cours d’un contrôle sur pièces, l’article L47 AA prévoit aussi la transmission de la comptabilité dans des délais déterminés.
Les 18 colonnes du FEC
Le fichier est composé de lignes, une par écriture, et de dix-huit champs dans un ordre fixe. La première ligne comporte le nom des champs.
| N° | Champ | Contenu |
|---|---|---|
| 1 | JournalCode | Code du journal |
| 2 | JournalLib | Libellé du journal |
| 3 | EcritureNum | Numéro séquentiel de l’écriture |
| 4 | EcritureDate | Date de comptabilisation |
| 5 | CompteNum | Numéro de compte |
| 6 | CompteLib | Libellé du compte |
| 7 | CompAuxNum | Numéro de compte auxiliaire |
| 8 | CompAuxLib | Libellé du compte auxiliaire |
| 9 | PieceRef | Référence de la pièce justificative |
| 10 | PieceDate | Date de la pièce justificative |
| 11 | EcritureLib | Libellé de l’écriture |
| 12 | Debit | Montant au débit |
| 13 | Credit | Montant au crédit |
| 14 | EcritureLet | Lettrage de l’écriture |
| 15 | DateLet | Date de lettrage |
| 16 | ValidDate | Date de validation de l’écriture |
| 17 | Montantdevise | Montant en devise |
| 18 | Idevise | Identifiant de la devise |
Format et nom du fichier
- Nom : SirenFECAAAAMMJJ, où Siren est le numéro SIREN de l’entreprise et AAAAMMJJ la date de clôture de l’exercice. Exemple du BOFiP : 123456789FEC20131231 pour l’exercice clos le 31 décembre 2013.
- Forme : fichier à plat, à organisation séquentielle et structure zonée.
- Séparateur de champs : la tabulation ou la barre verticale (|), selon l’article A47 A-1.
- Dates : au format AAAAMMJJ, d’après le BOFiP.
- Première ligne : le nom des champs.
Contrôle de comptabilité informatisée et sanctions
En cas de contrôle de comptabilité informatisée, l’administration travaille à partir de la comptabilité remise sous forme dématérialisée. Le défaut de présentation de la comptabilité selon les modalités prévues entraîne l’application d’une amende. Selon l’article 1729 D du Code général des impôts :
- le défaut de présentation de la comptabilité sous forme dématérialisée entraîne une amende de 5 000 €, ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable ;
- le défaut de transmission de la comptabilité dans les délais et selon les modalités de l’article L47 AA entraîne une amende de 5 000 €.
Le BOFiP précise que cette amende sanctionne aussi bien le défaut de présentation en forme dématérialisée que la remise d’un fichier qui ne respecte pas l’article A47 A-1.
FEC et fichier « préparatoire » : ne pas les confondre
Un FEC n’est pas un simple export de factures ou d’écritures brutes. Il reflète la comptabilité telle qu’elle est arrêtée : écritures après inventaire, numérotation séquentielle, date de validation, comptes de la comptabilité générale, lettrage. Un fichier d’écritures préparatoire, produit pour être importé par un comptable (écritures de ventes, d’achats, de règlement), se situe en amont : il sert à alimenter une comptabilité qui, elle, produira le FEC une fois les écritures validées et l’exercice arrêté.
- Préparatoire : données mises en forme pour être reprises dans un logiciel de comptabilité ; ne constitue pas, à lui seul, la comptabilité présentée au contrôle.
- FEC : fichier de la comptabilité générale, conforme à l’article A47 A-1, produit à partir d’une comptabilité tenue et arrêtée.
Si un expert-comptable tient vos comptes, la question du FEC se pose à l’arrêté des comptes : demandez-lui qui le produit, sous quel nom et où il est archivé. Si vous tenez votre comptabilité avec un logiciel, vérifiez qu’il sait produire un FEC conforme. Conservez-le avec vos pièces comptables, comme expliqué dans notre guide sur la conservation des documents.
Questions fréquentes
Un micro-entrepreneur doit-il fournir un FEC ?
D’après le BOFiP, les micro-entrepreneurs ne sont pas concernés par l’obligation de présenter le FEC. Ils restent tenus de conserver leurs pièces et leurs livres obligatoires : voir notre guide sur la conservation des documents.
Quel nom donner au fichier ?
SirenFECAAAAMMJJ : votre numéro SIREN, le mot FEC, puis la date de clôture de l’exercice. Par exemple 123456789FEC20131231 pour un exercice clos le 31 décembre 2013.
Que risque-t-on si le fichier n’est pas conforme ?
L’article 1729 D du CGI prévoit une amende de 5 000 € ou, si le montant est plus élevé en cas de rectification, une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable. Le BOFiP précise qu’elle vise aussi les fichiers non conformes à l’article A47 A-1.