Conserver ses factures et documents : durées, formes admises et archivage

Les durées de conservation à retenir

Deux textes principaux se superposent. Le Code de commerce impose de conserver les documents comptables et les pièces justificatives pendant dix ans (article L123-22). Le Livre des procédures fiscales fixe, pour les documents sur lesquels l’administration peut exercer son droit de contrôle, un délai de six ans (article L102 B).

Papier, numérique : les formes admises

Une facture peut être conservée sur papier ou sous forme électronique. Le BOFiP rappelle que les factures doivent être conservées sous leur forme d’origine, papier ou électronique, et, pour une facture électronique, dans le format d’origine sous lequel elle a été transmise ou mise à disposition. Ce qui compte, c’est de garantir, dès l’émission et jusqu’à la fin de la période de conservation, l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture.

• Facture reçue ou émise au format numérique (PDF reçu par e-mail, fichier structuré) : conservez-la sous cette forme, dans son format d’origine ; l’imprimer ne suffit pas à la remplacer.
• Facture papier : gardez-la telle quelle, ou numérisez-la selon les conditions décrites ci-dessous.
• Documents établis ou reçus sous forme électronique : le Livre des procédures fiscales (article L102 B) veut qu’ils soient conservés sous cette forme, pendant le même délai de six ans que les autres pièces soumises au contrôle.

Numériser un document papier : copie fidèle

Le BOFiP admet qu’une entreprise numérise ses factures papier, à condition que le transfert garantisse une reproduction fidèle à l’original, en image comme en contenu. L’organisation de l’archivage numérique doit être documentée et soumise à des contrôles internes, afin d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des copies pendant toute la durée de conservation.

• Numérisez à une résolution qui rend les montants et les mentions lisibles, en couleur si l’original l’est.
• Vérifiez la qualité de chaque scan avant de classer.
• Documentez votre procédure (qui numérise, quand, où le fichier est enregistré).
• Avant de détruire les originaux, assurez-vous auprès de votre expert-comptable que votre procédure répond aux conditions du BOFiP.

Facture électronique : ce qui change

Avec la généralisation de la facturation électronique, entreprendre.service-public.gouv.fr indique que les factures électroniques doivent être émises, transmises, reçues et conservées par une plateforme agréée ou par une solution compatible raccordée à une plateforme agréée. Le calendrier (réception depuis le 1er septembre 2026, émission des PME et micro-entreprises le 1er septembre 2027) est détaillé dans notre guide sur la facturation électronique.

Conservez aussi les éléments de suivi : statuts, rejets, échanges avec votre plateforme ou votre fournisseur. La DGFiP recommande de pouvoir démontrer, en cas de demande, comment une facture reçue dans des conditions dégradées a été traitée.

Organiser un archivage qui tient en cas de contrôle

Le contribuable doit présenter ses documents « à toute réquisition de l’administration » pendant la durée de conservation. Un bon archivage est donc d’abord un classement qu’on peut retrouver rapidement.

1. Classez par exercice puis par nature : ventes, achats, banque, déclarations de TVA, contrats.
2. Nommez les fichiers de façon régulière : date, fournisseur ou client, numéro de pièce.
3. Sauvegardez en au moins deux endroits, dont un hors de votre poste de travail.
4. Protégez les accès et gardez un exemplaire qui ne peut pas être modifié par erreur.
5. Datez la destruction : à l’échéance, supprimez ou détruisez de façon traçable, plutôt que de tout garder indéfiniment.