Avant de relancer : les vérifications utiles
Avant d’écrire au client, vérifiez trois points. D’abord, la facture est-elle bien arrivée et son échéance est-elle dépassée ? Ensuite, le paiement n’a-t-il pas été reçu sur un autre compte ou en retard de pointage ? Enfin, y a-t-il un désaccord sur le travail réalisé ? Dans ce dernier cas, traitez d’abord le litige : une relance sèche sur une facture contestée aggrave les choses.
Rappelez-vous aussi les délais de référence entre professionnels : sauf accord contraire, le paiement est dû 30 jours après la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation. Par accord, on peut aller jusqu’à 60 jours à compter de l’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois.
Le calendrier de relance en 4 étapes
Les délais ci-dessous sont des repères pratiques, pas une obligation légale : adaptez-les à vos habitudes et à la relation avec le client.
| Étape | Quand | Moyen | Ton et contenu |
|---|---|---|---|
| 1. Rappel | Entre 1 et 3 jours après l’échéance | E-mail ou appel | Amical : « Votre facture n° … du … est arrivée à échéance, avez-vous bien reçu le document ? » Joindre la facture. |
| 2. Relance | Environ 10 jours après l’échéance | E-mail avec accusé de lecture | Ferme et courtois : rappel du montant, de l’échéance, des pénalités applicables, demande de date de paiement. |
| 3. Dernier rappel | Environ 20 jours après l’échéance | Courrier simple et e-mail | Sérieux : dernier rappel avant mise en demeure, délai de 8 jours pour régler, mention des pénalités et de l’indemnité de 40 €. |
| 4. Mise en demeure | Environ 30 jours après l’échéance | Lettre recommandée avec accusé de réception | Formel : somme due, délai accordé, annonce d’une procédure de recouvrement à défaut de paiement. |
Le bon ton et les preuves à garder
Restez factuel : numéro de facture, date, montant, échéance. Évitez les reproches et les menaces vagues ; annoncez seulement ce que vous ferez vraiment. Proposez une solution quand le client est en difficulté (paiement en deux fois, par exemple) et confirmez-la par écrit.
- Conservez chaque message envoyé, avec la date : e-mails, accusés de lecture, captures d’écran des échanges.
- Notez les appels : date, interlocuteur, ce qui a été promis.
- Gardez les accusés de réception des courriers recommandés.
- Conservez le devis signé, le bon de livraison ou le procès-verbal de réception : ils prouvent que la prestation est due.
Pénalités de retard et indemnité de 40 €
Entre professionnels, trois règles à connaître, d’après entreprendre.service-public.gouv.fr.
- Les pénalités de retard courent à partir du lendemain de la date de règlement indiquée sur la facture. Elles peuvent être appliquées sans rappel de paiement ni mise en demeure préalable. Leur taux ne peut pas être inférieur à trois fois le taux de l’intérêt légal.
- Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € s’ajoute pour chaque facture payée en retard. Elle n’est due qu’une fois par facture, et non chaque jour de retard.
- Le taux des pénalités et l’indemnité de 40 € doivent figurer dans vos conditions générales de vente et sur vos factures. Sans cette mention, vous exposez votre entreprise à une amende administrative, et vous aurez plus de mal à les réclamer.
L’indemnité de 40 € ne concerne que les relations entre professionnels, pas les clients particuliers. Pour un particulier, les pénalités ne sont dues que si le contrat les prévoit.
Objet : Facture n° F-2026-0042 échue le 15 septembre
Bonjour,
Sauf erreur de notre part, la facture n° F-2026-0042 du 15 août, d’un montant de 1 200 € TTC, n’a pas encore été réglée. Elle était exigible le 15 septembre.
Pourriez-vous m’indiquer la date à laquelle le règlement sera effectué ? Si le paiement est parti, merci de l’ignorer et de m’en transmettre la preuve.
Je vous rappelle que les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € mentionnées sur nos factures s’appliquent aux règlements tardifs.
Cordialement,
Quand escalader ?
Si la lettre recommandée reste sans effet, passez à la voie judiciaire. La mise en demeure est un préalable utile : selon l’article 1344 du Code civil, le débiteur est mis en demeure par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante ; et selon l’article 1344-1, la mise en demeure de payer une somme d’argent fait courir l’intérêt moratoire au taux légal sans que vous ayez à justifier d’un préjudice.
- Créance inférieure à 5 000 € : la procédure simplifiée de recouvrement des petites créances, confiée à un commissaire de justice, est rapide et peu coûteuse.
- Autres cas : l’injonction de payer, procédure écrite sans audience, ou une assignation si la dette est contestée.
- Client en difficulté : un échéancier signé peut valoir mieux qu’une procédure longue, surtout si le client reste un partenaire.
Le détail des procédures, des tribunaux et des délais figure dans notre guide sur la mise en demeure et l’injonction de payer. Pensez enfin à la TVA : sur une créance définitivement irrécouvrable, sa récupération est possible sous conditions, en rectifiant d’abord la facture.
Questions fréquentes
Quand peut-on appliquer les pénalités de retard ?
À partir du lendemain de la date de règlement indiquée sur la facture, sans rappel ni mise en demeure préalable, à condition que leur taux figure sur la facture et dans vos conditions générales de vente. Ce taux ne peut pas être inférieur à trois fois le taux de l’intérêt légal.
L’indemnité de 40 € est-elle due à chaque relance ?
Non. Elle est forfaitaire : une seule fois par facture payée en retard, et uniquement entre professionnels. Elle est distincte des pénalités de retard.
Faut-il toujours une lettre recommandée ?
Pas pour les premières relances, que l’e-mail suffit à faire. La lettre recommandée avec accusé de réception est utile pour la mise en demeure, car elle prouve la date de réception et donne un point de départ clair aux intérêts moratoires.