Commencez par ce qui manque
Réservez un créneau récurrent, avec vos factures émises, vos justificatifs d’achat et votre relevé bancaire à portée de main. L’objectif n’est pas de tout résoudre immédiatement : c’est de repérer ce qui est complet, ce qui manque et qui doit agir. Évitez de vous fier uniquement à votre boîte mail ; une pièce oubliée dans une conversation reste difficile à retrouver.
- Rassemblez les nouveaux justificatifs dans le bon dossier d’entreprise.
- Contrôlez leur lisibilité, leur fournisseur et leur date avant de les classer.
- Mettez à part les pièces manquantes avec une action précise : demander une facture, vérifier un montant, retrouver un paiement.
Séparez factures envoyées et argent reçu
Une facture envoyée n’est pas un encaissement. Pour chacune, notez le montant restant, l’échéance et la dernière action effectuée. Avant de relancer, recherchez le paiement correspondant et vérifiez les éventuels acomptes. En cas de doute, gardez la ligne à vérifier au lieu de marquer la facture comme payée.
| Situation | Prochaine action |
|---|---|
| Facture envoyée, pas encore échue | Contrôler l’échéance la semaine suivante |
| Échéance dépassée, paiement non retrouvé | Vérifier le relevé puis préparer une relance |
| Virement reçu mais facture inconnue | Rechercher sa référence et demander une précision |
| Dépense sans pièce | Demander le justificatif au fournisseur |
Regardez aussi les sorties à venir
Listez les décaissements attendus sur les prochaines semaines : fournisseurs, abonnements et échéances connues. Placez en face les encaissements attendus, avec leur degré d’incertitude. Service Public recommande notamment le suivi des impayés pour améliorer la trésorerie. Votre prévision est un outil d’anticipation : elle ne transforme pas une promesse de paiement en argent disponible.
Une facture client de 600 € arrive à échéance ; un fournisseur attend 350 € la semaine suivante.
Vous vérifiez le règlement client et sa référence avant de prévoir cette entrée dans votre solde disponible.
Si le règlement reste incertain, vous notez une action et une date de suivi.
Terminez avec une liste courte
Gardez trois colonnes : à faire, responsable et date de suivi. Transmettez à votre comptable les questions regroupées plutôt qu’une succession de messages sans contexte. La routine est utile si vous retrouvez la décision la semaine suivante ; commencez avec peu de colonnes et ajustez après quelques semaines.