Un dossier, une entreprise, une période
Indiquez clairement l’entreprise et la période concernées. Si vous gérez plusieurs activités ou structures, ne mélangez pas leurs pièces. Demandez au cabinet comment transmettre les documents déjà reçus : un second envoi non signalé peut créer un doute ou du travail supplémentaire. Un nom de fichier lisible facilite la recherche, mais ne remplace pas le contenu de la pièce.
- Ventes : factures, avoirs et informations utiles sur les règlements.
- Achats : factures fournisseurs et justificatifs complets, avec les pages annexes nécessaires.
- Banque : relevés et explications des mouvements non identifiés.
- Questions : une liste des éléments manquants ou inhabituels, avec leur référence.
Faites un contrôle simple avant l’envoi
Ouvrez quelques pièces et vérifiez que toutes les pages sont présentes et lisibles. Contrôlez la société destinataire, la date et les montants. Signalez les paiements personnels, remboursements ou opérations inhabituelles au professionnel qui suit votre dossier ; ne leur attribuez pas une qualification fiscale au hasard. Une capture d’un débit bancaire ne remplace pas automatiquement la facture qui explique la dépense.
| À éviter | À préciser |
|---|---|
| Je ne retrouve plus cette dépense | Date, montant, fournisseur supposé et document recherché |
| C’est payé | Date du règlement, référence et facture concernée |
| Voici mes documents | Entreprise, période, nombre de pièces et liste des manquants |
Gardez les originaux et les corrections séparés
Conservez la pièce reçue et joignez votre explication séparément. Ne modifiez pas une facture pour la faire correspondre à un mouvement bancaire. Les obligations de conservation dépendent du type de document ; Service Public indique notamment dix ans à partir de la clôture pour les pièces comptables. Une simple copie dans une application ne garantit pas à elle seule toutes les exigences d’archivage.
Partagez l’accès utile, pas votre mot de passe
Privilégiez un compte nominatif ou le canal sécurisé convenu avec le cabinet. Confirmez le destinataire avant d’envoyer une pièce et limitez les données à ce qui est nécessaire au dossier. Demandez enfin comment le cabinet signale les pièces manquantes et quand vous devez répondre. Cette convention de travail compte autant que le classement.
Entreprise : exemple fictif. Période : octobre.
Pièces ajoutées : 12 factures d’achat et 4 factures de vente.
À vérifier : règlement fournisseur du 12 octobre, facture encore demandée.
Prochaine action : relance du fournisseur vendredi.