Préparez la pièce, puis la lumière
Posez le document à plat sur un fond uni. Dépliez le ticket sans masquer les lignes et éloignez les objets qui créent des ombres. Une lumière diffuse est préférable à un reflet de flash sur un papier brillant. Si la facture existe déjà en PDF dans votre espace fournisseur, récupérer ce fichier évite souvent une photographie inutile.
- Placez le téléphone parallèlement au document, sans perspective trop inclinée.
- Gardez tous les bords et toutes les lignes, y compris le bas du ticket.
- Vérifiez la netteté en agrandissant l’image avant de la déposer.
- Pour plusieurs pages, contrôlez qu’aucune ne manque et que leur ordre reste identifiable.
Relisez les informations importantes
Le fournisseur, la date, les références et les montants doivent pouvoir être lus par une personne. Un ticket très long peut être trop petit dans une photo unique : mieux vaut demander une facture électronique au fournisseur ou utiliser un scan complet et lisible. Évitez les filtres qui effacent les caractères clairs et les captures d’écran qui réduisent la résolution.
Attendez la confirmation du dépôt
Dans un outil de gestion, une pièce sélectionnée sur le téléphone n’est pas forcément enregistrée sur le serveur. Gardez la page ouverte jusqu’à la confirmation. Si la connexion se coupe, consultez d’abord la liste des justificatifs avant de recommencer. Vérifiez également le bon dossier d’entreprise, le format accepté et la taille maximale indiquée dans l’interface.
Conservez votre pièce d’origine
Une photo pratique pour travailler ne suffit pas à déterminer si vous pouvez détruire un original papier. Les conditions de conservation dépendent du document et du procédé utilisé. Gardez l’original tant que votre procédure de numérisation et d’archivage n’a pas été vérifiée pour votre situation.