1. Décidez de ce qui doit être repris
Distinguez les données utiles au travail quotidien des archives à conserver. Un annuaire de clients, des devis en cours et des factures restant à encaisser n’ont pas le même usage qu’une facture ancienne déjà soldée. Demandez à votre comptable ce qu’il souhaite reprendre et ce qu’il préfère consulter dans une archive séparée.
| Élément | À récupérer | Contrôle avant bascule |
|---|---|---|
| Clients et fournisseurs | Coordonnées et identifiants dans un format exportable | Doublons, société, adresses et références |
| Factures et avoirs émis | Documents originaux et liste des opérations | Numéros, dates, montants et liens entre pièces |
| Paiements et impayés | Règlements, acomptes et soldes ouverts | Total restant dû et paiements partiels |
| Devis en cours | Versions envoyées et réponses conservées | Statut réel du devis et pièces associées |
| Justificatifs et exports comptables | Fichiers complets avec leur période | Lisibilité, nombre de fichiers et format attendu par le cabinet |
2. Exportez avant de résilier
Vérifiez dans votre contrat la durée d’accès après résiliation, les formats disponibles et les éventuels frais d’export. Téléchargez les données tant que l’accès fonctionne. Ouvrez les fichiers obtenus : la présence d’un fichier ZIP ou CSV ne prouve pas que toutes les pièces sont dedans. Conservez une copie intacte de chaque export, avec le nom de l’entreprise, la période et la date de récupération.
Un tableau CSV ne remplace pas à lui seul les factures et justificatifs. La fiche Service Public sur la conservation (nouvel onglet) distingue les durées selon les documents et obligations concernés. Changer de logiciel ne dispense pas de conserver les pièces pendant les délais applicables. Notre guide sur la conservation aide à repérer les catégories à vérifier.
3. Faites un essai sur un petit échantillon
Avant toute reprise en volume, essayez avec des données fictives ou une copie de travail prévue à cet effet. Testez des noms avec accents, un client avec plusieurs adresses, une facture avec plusieurs lignes et une facture partiellement réglée. Contrôlez les dates, les séparateurs décimaux et la correspondance des colonnes. Une ligne rejetée doit rester visible dans votre liste de reprise ; ne la considérez pas comme importée.
- Confirmez les formats et fonctions réellement disponibles dans le logiciel de destination.
- Comparez le nombre de clients et de pièces avant et après le test.
- Contrôlez les montants HT, TVA, TTC et restant dû sur les cas pertinents.
- Vérifiez avec le cabinet les exports qu’il recevra : un export commercial et un fichier comptable n’ont pas nécessairement la même structure.
- Ne réémettez pas une facture ancienne pour simplement la faire apparaître dans le nouveau logiciel.
4. Fixez une date et évitez les doublons
Notez la date de bascule et le logiciel qui servira à créer les nouvelles factures. Convenez de la reprise de numérotation avec votre comptable ; consultez les principes dans le guide sur les numéros de facture. Gardez séparées les factures historiques et les nouvelles émissions. Si deux personnes travaillent en même temps, indiquez clairement où chacun doit saisir les opérations.
Avant bascule : une facture de 600 € reste entièrement à payer, une facture de 240 € a reçu 100 €, une facture de 90 € est soldée.
Le restant dû à suivre est de 740 € : 600 € + 140 € + 0 €. Le total initial de 930 € ne doit pas être repris comme impayé.
Après le test, comparez chaque solde et le total ; conservez aussi les références des règlements déjà reçus.
5. Validez la reprise avant de fermer l’ancien accès
- Ouvrez plusieurs factures, avoirs et justificatifs exportés, y compris des documents anciens.
- Comparez les totaux et le nombre de lignes à la date convenue, en expliquant chaque différence.
- Confirmez avec votre comptable qu’il peut exploiter les documents et exports transmis.
- Vérifiez que les personnes autorisées savent retrouver les archives et que les autres n’y ont pas accès.
- Conservez la preuve des contrôles, les exports et les modalités d’accès convenues avant toute résiliation.
La vitesse d’import ne suffit pas à choisir un outil. Comparez aussi la simplicité des devis, la recherche des documents, les utilisateurs inclus et la capacité à récupérer vos données. Le dossier France Num sur les logiciels de gestion (nouvel onglet) aide à poser les besoins d’une TPE ou PME avant de sélectionner une solution.
Évaluer Gestelio sur vos besoins
Comparez les formules et limites, consultez les fonctions actuellement ouvertes et commencez par la démonstration avec des données fictives. L’essai commercial entreprise dure 14 jours et exige une carte ; l’abonnement choisi démarre ensuite sauf résiliation avant la fin. La banque automatique et l’OCR restent indisponibles au lancement. Ne planifiez pas votre migration autour d’une option encore fermée.
Questions fréquentes
Faut-il importer toutes les anciennes factures dans le nouveau logiciel ?
Pas nécessairement. Distinguez les données à reprendre pour travailler des archives à conserver. Vérifiez les possibilités du logiciel et convenez du périmètre avec votre comptable avant la migration.
Un export CSV suffit-il pour garder mon historique ?
Il peut aider à reprendre des listes et des montants, mais ne remplace pas à lui seul les factures et justificatifs. Vérifiez la présence et la lisibilité des documents originaux.
Quand résilier l’ancien logiciel ?
Après avoir vérifié les exports, les soldes, l’accès aux archives et les conditions de fin de contrat. Ne supposez pas que l’accès aux données restera ouvert après résiliation.