Déposer et valider un justificatif d’achat
Le dépôt du fichier et la validation de ses données sont deux étapes distinctes. Une suggestion de lecture automatique doit toujours être contrôlée.
Déposez le fichier
Dans Achats, utilisez « + Ajouter des fichiers » ou glissez vos pièces. Les formats proposés sont PDF, JPG et PNG, avec 10 Mo maximum par fichier. Pour un dépôt multiple, les fichiers sont envoyés successivement. Attendez le bilan ; les réussites sont conservées. Le bouton « Réessayer les fichiers non confirmés » reprend seulement les échecs, sans renvoyer les réussites. Un dépôt ne consomme pas d’analyse OCR.
Préparez l’analyse
Dans « Analyse des justificatifs », « Préparer localement » crée des suggestions simulées à compléter, sans lire réellement la pièce. Sélectionnez l’analyse du fichier à traiter.
Contrôlez les champs
Recopiez ou corrigez le fournisseur, la date de facture et les montants HT, TVA et TTC à partir de l’original. « Analyser avec l’OCR » ne peut extraire les données que si un fournisseur est activé et disponible pour votre compte ; sa présence ne garantit pas cette activation.
Validez l’analyse
Dans l’éditeur « Champs proposés », cliquez sur « Valider » après contrôle. Les montants doivent être cohérents et la période ouverte. Une analyse rejetée reste écartée du journal d’achats préparatoire ; le simple bouton « Valider » de la liste des fichiers ne remplace pas ce contrôle.
- Si le dépôt n’est pas confirmé, reconnectez-vous si nécessaire et sélectionnez à nouveau le fichier : ne le considérez pas comme sauvegardé.
- Un refus ou une indisponibilité OCR ne doit pas être interprété comme une analyse réussie. La préparation et la vérification manuelles restent possibles.
- Rejeter une pièce ne supprime pas son fichier et ne libère pas son stockage. Conservez vos originaux.
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